Seguendo una interpretazione sistematica orientata alla semplificazione delle procedure contabili, l’Agenzia delle Entrate chiarisce ufficialmente che, qualora la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è affidata ad un soggetto residente in Italia – diverso dal soggetto depositario delle scritture contabili – il contribuente non è tenuto a comunicare all’Agenzia delle Entrate la sede legale del soggetto conservatore mediante il modello AA9/11.
In particolare, secondo l’Agenzia delle Entrate (cfr Risoluzione 25 settembre 2015, n. 81/E) il concetto di “soggetto conservatore” delle scritture contabili, citato dal decreto Iva (D.P.R. n. 633 del 1972), deve essere calato nel periodo storico precedente alla nascita della fatturazione elettronica; periodo nel quale esistevano solamente documenti cartacei, dove il soggetto conservatore coincideva con il depositario dei documenti.
Tenendo conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti, il conservatore è il soggetto, definito dal CAD e riportato nel manuale di conservazione, che opera solo il processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali. Soggetto che può, peraltro, coincidere con il contribuente oppure può assumere la veste di depositario (ossia di colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità), o può essere un soggetto terzo.
Quando il depositario dei documenti informatici, ossia il “conservatore elettronico” non è il depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a farne comunicazione mediante il modello AA9/11. In questo caso, infatti, gli estremi identificativi del conservatore sono riportati obbligatoriamente nel manuale della conservazione.
Pertanto, nelle more dell’Agenzia delle Entrate e dei modelli anagrafici, coloro che avessero già inviato eventuali comunicazioni:
1. del luogo in cui è collocato il server contenente le fatture elettroniche;
2. della sede del soggetto conservatore delle fatture elettroniche,
sentita a riguardo l’Agenzia delle Entrate per le vie brevi, non devono effettuare alcuna ulteriore comunicazione e, sicuramente, non rischiano l’applicazione di alcuna sanzione a riguardo, avendo effettuato la comunicazione di una informazione per la quale non vigeva alcun obbligo.
E’ evidente che le sanzioni saranno invece applicate, qualora, in caso di accesso, i verificatori non siano messi in condizione di visionare e acquisire direttamente presso la sede del contribuente ovvero del “depositario” delle scritture contabili la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità e l’integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione.
